個人情報保護方針



平成1741日から「個人情報の保護に関する法律」が全面施行となった。緑友同窓会としても緑友同窓会員の個人
情報を保護することが同窓会と会員との信頼関係を維持し、円滑な同窓会活動を進める上で極めて重要であること
考える。

従って緑友同窓会はここに個人情報の保護に関する関連法案を遵守することを宣言し、その取り扱いについて十分
配慮することを宣言する。

 方針

緑友同窓会は高度情報社会における個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他関係法令を
遵守し、緑友同窓会会員の個人情報の保護に努める。

 情報の利用

緑友同窓会が取得した個人情報は、以下に列記したような緑友同窓会活動に必要な場合においてのみ限定利用する。
− 名簿の発行
− 「緑友新聞」の発送
− 総会・クラス幹事会・同期会・クラス会・OB会・サークルなどの通知
− その他正副会長会で承認を受けた通信物の発送

 第三者への提供

緑友同窓会は事前に本人の同意を得ることなく、第三者に個人情報を提供しない。したがって第三者からの問い合わ
せがあった場合、その回答については本人の同意を得るものとする。

但し副会長、またはクラス幹事に対しては同期会・クラス会の通知の目的のみの利用に限定し、個人情報を提供する。

またOB会・サークルなどの通知等に利用する場合は、当該OB会・サークルに副会長かクラス幹事が所属し、かつ個人
情報保護方針を遵守する旨誓約する場合においてのみ個人情報を提供する。
 

名簿の印刷や「緑友新聞」の発送などで外部業者を利用する場合には、個人情報の漏洩などが発生しないよう個人情報
保護について契約を締結する。

 開示、訂正、利用停止、消去
緑友同窓会は会員本人に個人情報の開示・訂正・利用停止・消去などを求める権利があることを認識し、これらの請
求があった場合は速やかに対応する。

特に名簿への記載については本人の希望により、以下の項目について個別に非掲載とすることが出来る。非掲載を希
望する会員は事務局まで連絡を行う。
− 住所
− 自宅電話
− 職業(会社名、在校中の場合は学校名)
− 所属
− 職位
− 勤務先電話番号

死亡の場合はご家族からの連絡か、正副会長、またはクラス幹事からの通知があった場合に逝去と記載する。

 管理体制

緑友同窓会は個人情報保護の管理者として個人情報管理担当副会長を新たに任命し、有効適切な管理を実施させる。

個人情報管理担当副会長は事務局内において個人情報の保護方針を徹底し、日常業務における個人情報の保護の実効
を図る。
 
個人情報管理担当副会長はこの方針の実施にさいして「個人情報保護細則」を作成し、個人情報の有効適切な管理を
行う。
 
個人情報管理担当副会長は会員からの苦情申し立てがあった場合は、迅速・丁寧に処理を行う。

会計監査はこの方針が遵守されているか適宜実情を調査し、必要に応じて代表幹事会、及び個人情報管理担当副会長
に対して提言を行う。

 管理細則

個人情報管理担当副会長は個人情報の改ざん、紛失、漏洩などを防止するため、不正アクセスやコンピュータウイル
スからの保護対策を講ずる。詳細については「個人情報保護細則」上に記載する。

個人情報管理担当副会長は個人情報の持ち出しや外部への誤送信による漏洩を防止する対策を講ずる。

詳細については「個人情報保護細則」上に記載する。なお機密保護のため「個人情報保護細則」は個人情報管理担当
副会長の許可なく外部に公開しない。
 

特に情報の出力に対して下記のような漏洩防止策を徹底する。
− 紙またはラベル用紙への出力      利用後必ずシュレッダーにて廃棄する。
− FD,CD,DVD              金庫に保管する
− PC上のディスク           パスワード等による保護


  註)本方針は平成18年5月の緑友同窓会総会にて承認を受けた。

 

 

以上